業務にムダが含まれている状態でシステム化しても改善効果はあまり見込めません。また、システムを導入して かえって業務が煩雑になることもあります。ではどうすればいいでしょうか。システム化を進めていく上でまず 大切なのは、改善したシンプルな業務プロセスをシステム化することです。HIT法ではSチャートを用いて業務 プロセスを可視化し、よりシンプルな業務プロセスへと改善できます。 より大きな改善効果を狙うひとつの手段として、システム化があります。HIT活動を実践し、HIT.Analyzerを 活用することでシステム化における『分析フェーズ』を高い精度で進めていけます。

分析フェーズにおいて、一般的にはヒアリングでデータ項目の調査・分析を行います。全ての帳票を収集し、 一つ一つ重複項目を削除していくことでデータ項目を抽出する方法です。この方法は非常に時間がかかり、 なおかつデータ項目の抜け漏れが発生しやすいため、後工程での手戻りを生む原因となります。
HIT法では、Sチャートを元にシステム化対象業務を明確にでき、必要な帳票も把握できます。 そしてHIT.Analyzerを用いることで、それぞれの帳票のデータ項目を正確に洗い出すことができます。 データ項目をSチャートに紐付けることで容易に業務設計を行うことができます。

各部署ごとに台帳が存在し、管理項目も部署ごとに定義されていました。さらに、更新タイミングも異なるた め同期がなかなかとれず不備が発生していました。いざシステム化するにあたりデータ項目調査を行おうとし たところ、単純に台帳を結合するだけでは各運用担当者しか入力項目が分からず、重複項目等の検討をするこ とも難しい状態でした。

HIT.Analyzerを使うことで３部署で使用されている台帳の計７０項目について、難しいと思われていた重複 項目の調査が実質３時間程度で完了しました。その結果、管理項目をデータベースで一元管理し、情報を各 部署で共有することができるようになりました。

業務パッケージ選定において、現状業務とパッケージソフトの差異をどのように調査・分析したらいいか分 からない状態でした。

Sチャートで業務を可視化していく事で現状業務を正しく把握することができました。また、人事・勤怠・給与に 関係する約１０００項目について、３ヶ月で完了しました。HIT.AnalyzerでSチャートとデータ項目を紐付けた 結果をもとに、Fit&Gapを行ったところ、わずか４日でパッケージ選定が行えました。